O que é conciliação bancária
Conciliar é comparar três registros do mesmo dinheiro: o extrato do banco, o financeiro do sistema (contas a receber e a pagar) e o relatório da maquininha de cartão. Cada lançamento precisa ter par nos outros dois.
O que sobra sem par é o que interessa: taxa não prevista, venda que não caiu, pagamento em dobro. Feita toda semana, a conciliação acha o problema enquanto dá para cobrar. Só no fim do mês, vira arqueologia.
A IA cruza e sugere; ajuste no saldo só sai com uma pessoa olhando.
Passo 1: pegue o extrato em arquivo, não em PDF
PDF serve para ler. Para conciliar, o extrato precisa vir num arquivo de dados, que o sistema ou a IA consiga ler linha por linha. Os formatos mais comuns:
- OFX (Open Financial Exchange): padrão aberto, hoje mantido por um grupo de trabalho da Financial Data Exchange (FDX).
- CNAB 240: layout do CNAB, o Centro Nacional de Automação Bancária, órgão técnico da Febraban; um registro por linha.
Cada banco pode adaptar o layout: o manual de extrato em CNAB 240 do Itaú avisa que segue o padrão com adaptações. Peça ao gerente o manual do próprio banco e a periodicidade do arquivo.
<STMTTRN><TRNTYPE>CREDIT<DTPOSTED>20261014data<TRNAMT>1120.00valor<FITID>20261014000231código único do lançamento<MEMO>PIX RECEBa descrição que o banco manda</STMTTRN>
Arquivo, planilha e folha desta página: demonstração, com valores montados.
Onde a IA entra: ela lê o arquivo de cada banco e põe tudo no mesmo formato.
Passo 2: traga a maquininha para a conta
A venda no cartão aparece três vezes, e quase nunca com o mesmo número. No extrato, o repasse às vezes ainda vem somado a outras vendas num lançamento só. Por isso a maquininha se concilia em duas pernas:
A venda 1183 da planilha do passo 3. A planilha de lucro e caixa grátis já traz essas duas pernas montadas.
Onde a IA entra: ela separa venda, taxa e repasse no relatório da credenciadora e acha as vendas que caíram juntas num lançamento só.
Passo 3: onde a IA ajuda na conciliação bancária
A parte cansativa é achar o par quando a descrição do banco não ajuda: "PIX RECEB", "VENDAS CARTAO". A IA cruza os três registros e propõe o par mais provável, inclusive o repasse que soma várias vendas.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Data | Lançamento | Sistema | Maquininha | Extrato | Situação |
| 2 | 14/10 | Venda 1182, débito | 200,00 | 198,40 | 198,40 | Bate |
| 3 | 14/10 | Venda 1183, crédito | 450,00 | 436,05 | Repasse ainda no prazo | |
| 4 | 14/10 | PIX RECEB | 1.120,00 | Sem par no sistema | ||
| 5 | 15/10 | Pagamento a fornecedor | 780,00 | 780,00 | Bate | |
| 6 | 15/10 | Pagamento a fornecedor | 780,00 | Lançado duas vezes | ||
| 7 | 15/10 | VENDAS CARTAO | 612,30 | 598,30 | Repasse 14,00 menor | |
| 8 | 15/10 | Tarifa de pacote | 49,90 | Sem lançamento |
Só as quatro linhas em cobre precisam da pessoa do financeiro.
Cada par com dúvida é aprovado um a um, nunca em bloco. Automação boa deixa trilha: quem aprovou cada ajuste, quando e por quê.
Passo 4: trate as diferenças que sempre aparecem
Causa comumPix de cliente sem identificação, recebimento não baixado
O que fazerIdentificar o cliente e dar baixa no contas a receber
Causa comumRepasse ainda no prazo, venda cancelada ou contestada
O que fazerConferir o prazo no relatório da credenciadora antes de cobrar
Causa comumTaxa diferente da contratada, antecipação, aluguel da máquina
O que fazerComparar com o contrato e reclamar com a credenciadora
Causa comumPagamento digitado à mão e importado de novo
O que fazerEstornar o lançamento duplicado no sistema
Causa comumPacote de serviços, TED, emissão de boleto
O que fazerLançar a despesa e revisar o pacote com o banco
Onde a IA entra: ela sugere a causa provável de cada linha. Quem decide o ajuste é a pessoa do financeiro.
Passo 5: feche com o saldo batido
A conciliação termina quando o saldo do sistema é igual ao do extrato, ou quando cada centavo de diferença tem explicação escrita. Diferença "pequena demais para correr atrás" vira hábito, e o hábito esconde o erro grande.
- Período
- 14 e 15/10
- Conferido por
- Financeiro
- Aprovado por
- Sócio
Saldos
Explicada por
Com as linhas da planilha do passo 3.
Onde a IA entra: ela monta essa folha com as linhas já tratadas; a pessoa confere e assina. Três cuidados fazem a rotina durar: um responsável fixo, um horário fixo e uma lista de pendências abertas, com data.
Quando a mesma diferença volta toda semana, o problema não está na conciliação. Está no processo que gera o lançamento.
Antes de automatizar, responda quatro perguntas
A IA só acha o par quando sabe o que procurar. Antes de ligar qualquer automação, deixe escrito:
Baixa do recebimento
Quem dá baixa, em que sistema e com que documento
Pix do cliente
Como o pagamento é identificado
Credenciadora
Quem reclama quando o repasse vem menor
Prazo de repasse
Em quantos dias cada bandeira repassa
No Pix, a cobrança por QR Code dinâmico leva um identificador da transação que, pelo manual do Banco Central, serve à conciliação de quem recebe.
A mesma lógica vale para a conferência de faturas com IA, que cruza a nota do fornecedor com o recebimento.
