Automação de planilhas e conferências

A conferência que toma dias pode tomar minutos, sem erro escondido.

Fatura em PDF, planilha de desconto, arquivo para a folha, conciliação no fim do mês: trabalho repetitivo, arriscado e que depende de uma pessoa atenta. Automatizar não é só ganhar tempo. É conferir a coisa certa.

Mostrar a planilha pelo WhatsApp Ver como funciona

José Paulo Fernandes Júnior · Engenheiro de produção (UFTM), MBA pela FGV · Processos + IA

Mesa com pilhas de faturas impressas, marca-texto e notebook com planilha aberta

A mesma conferência, antes e depois

O total bate. Duas pessoas, não.

Hoje · conferência pelo total

conferencia-plano-de-saude.xlsx
ABCD
1PessoaFaturaDescontoConferido
2Pessoa 014412,30412,30✓
3Pessoa 027389,90412,30✓
4Pessoa 031412,30389,90✓
5Pessoa 046298,10298,10✓
6Total1.512,601.512,60Bate ✓

Os descontos das pessoas 027 e 031 estão trocados. Como o total fecha, ninguém olha.

Automatizada · pessoa a pessoa

conferencia-plano-de-saude · conferido pelo sistema
ABCD
1PessoaFaturaDescontoSituação
2Pessoa 014412,30412,30Confere
3Pessoa 027389,90412,30Desconto R$ 22,40 a mais
4Pessoa 031412,30389,90Desconto R$ 22,40 a menos
5Pessoa 046298,10298,10Confere
6Total1.512,601.512,602 pendências

Cada pessoa conferida. O que não bate aparece com o motivo, antes do pagamento.

Demonstração com valores trocados. No sistema em uso, a diferença no fechamento ficou em R$ 0,00.

Caso em uso

Em uso no fechamento do plano de saúde

IndústriaFechamento do plano de saúde

  1. 01Faturas em PDF e planilha
  2. 02Conferência pessoa a pessoa
  3. 03Pendências com o motivo
  4. 04Arquivo pronto para a folha

ConferidoPlano de saúde de cerca de 680 pessoas: faturas, descontos e arquivo da folha gerados pelo sistema batem com a conferência manual.

Tela real do fechamento: 673 vidas no rateio, linhas que não fecham igual a zero e a tabela pessoa a pessoa com diferença de 0,00 em cada linha
Tela real; nomes e valores trocados para preservar o cliente

O mês do fechamento

Como a conferência é automatizada

Hoje

Conferência à mão, linha a linha, por dias

Automatizada

Pronta no dia em que a fatura chega

  1. 01

    Leitura

    PDF, PDF escaneado, planilha, CSV ou ZIP do fornecedor.

  2. 02

    Cruzamento

    Item a item e pessoa a pessoa, não só o total.

  3. 03

    Pendências

    O que não bate aparece com o motivo e os dados crus para conferir.

  4. 04

    Saída

    Arquivo pronto para a folha, o ERP ou o financeiro.

Em menos de um minuto

Fatura e controle de recebimento entram. As divergências saem prontas.

Comentários na planilha

Sinais na planilha do mês

  1. Alguém passa dias por mês copiando dados de PDF para planilha.

  2. O total bate, mas ninguém garante que bate pelos motivos certos.

  3. A conferência depende de uma pessoa só, e ela entra de férias.

  4. O mesmo dado é digitado em dois ou três sistemas.

  5. Erro descoberto depois que o pagamento ou o desconto já saiu.

Aprendido em fechamento real

Lições que viram regra

  1. 1

    Total que fecha pode esconder duas pessoas erradas

  2. 2

    Validação que compara um número com ele mesmo sempre passa

  3. 3

    Campo vazio é melhor que campo preenchido errado

  4. 4

    Desligar não apaga: o histórico fica

  5. 5

    Cada ajuste manual fica registrado

Antes de mandar a planilha

Funciona com PDF escaneado?

Sim. A leitura reconhece texto em imagem, e o que fica em dúvida vai para conferência humana em vez de entrar sozinho.

Precisa trocar de sistema?

Não. A automação lê o que chega hoje e entrega no formato que o sistema atual já aceita.

E se o fornecedor mudar o layout da fatura?

O sistema avisa que não reconheceu o arquivo, em vez de ler errado em silêncio.

Para ler antes de conversar