Como fazer um POP: passo a passo

O que é um POP

POP é a sigla de procedimento operacional padrão: o documento que diz, em ordem, como fazer uma tarefa, quem faz e como conferir. Assim o resultado não depende de quem está de turno.

A definição oficial mais citada vem da Anvisa: a Resolução RDC nº 275, de 2002, fala em instruções escritas, objetivas e sequenciais para operações rotineiras. Fora das áreas reguladas, cada empresa define o formato.

O fluxograma mostra a sequência e quem faz cada parte; o POP explica como executar uma etapa. Para o desenho, veja como fazer fluxograma de processos.

A estrutura de um POP

Um POP completo tem estas partes:

Parte	O que escrever
Identificação e versão	Código, título, versão, data e quem aprovou.
Objetivo	O que o procedimento garante, em uma frase.
Quando se aplica	O gatilho e o que fica de fora.
Responsáveis	Quem executa, quem confere e quem aprova.
Entradas e saídas	O que precisa para começar e o que sai pronto.
Passo a passo	Uma ação por linha, com os pontos de controle.
Exceções	O que fazer quando algo foge do normal.
Indicador	Como medir se funciona.
Registros	Onde fica a prova: planilha, sistema, ficha.
Histórico de versões	O que mudou, quando e por quê.

Para não começar do zero, baixe o modelo de POP grátis (Word), já com essas seções.

Passo 1: escolha a tarefa certa

Comece pela tarefa em que o erro custa caro ou que só uma pessoa sabe fazer, como fechamento de caixa. Um POP por tarefa: se o título precisa de "e", são dois.

Passo 2: levante o conteúdo com quem faz

É o passo mais caro de pular: o detalhe que evita o erro está com quem faz.

Sem ferramenta, acompanhe a execução num dia comum e peça para a pessoa narrar enquanto faz:

Acompanhamento · separação de pedido.xlsx

	A	B	C	D
1	Hora	O que a pessoa fez	O que ela disse	Vira no POP
2	07:42	Abriu os pedidos liberados	"Só pego o que o Financeiro liberou."	Quando se aplica
3	07:51	Conferiu o item 4 pelo código	"Essa caixa vem trocada direto."	Ponto de controle
4	08:05	Chamou o líder: faltou um item	"Quando falta, ele decide."	Exceção
5	08:10	Assinou a lista		Registro

Demonstração. Em destaque, o cuidado que ninguém tinha escrito.

Passo 3: escreva o passo a passo

Cada passo começa com verbo e traz uma ação só. Prazo vira número, e cada ponto de controle diz o momento de conferir, o critério de aceite e o que fazer se não passar.

POP-EXP-03 · rascunho com a revisão

1. "Separar direito.""Separar na ordem da lista, do corredor A ao F."
2. "Ver se está tudo certo.""Bipar cada item; o leitor apita se não bater."
3. "Mandar o quanto antes.""Entregar à expedição em até 2 horas."

Verbo no começo e número no lugar de "o quanto antes".

Juntando tudo, o POP cabe numa página:

POP-EXP-03 · Separação e conferência de pedido

Versão

2.1 · 14/10/2026

Executa

Auxiliar de estoque

Confere

Líder de expedição

Objetivo

Todo pedido sai com itens e quantidades conferidos.

Passo a passo

1. Imprimir a lista em Pedidos › Liberados.
2. Separar do corredor A ao F.
3. Bipar cada item com o leitor de mão.
4. Embalar e colar a etiqueta do sistema.

Ponto de controle

Antes de embalar, o leitor mostra todos os itens conferidos. Se algum não bater, chamar o líder: o pedido não segue.

Registro

Lista assinada pelo separador e pelo líder.

Passo 4: registre as exceções e o indicador

Exceção sem destino vira improviso: para cada desvio frequente, escreva o gatilho, a ação e quem decide.

1. GatilhoO que fazerQuem decide
2. Falta item
   GatilhoItem sem saldo na prateleira
   O que fazerSeparar o resto e marcar como parcial
   Quem decideLíder
3. Pedido urgente
   GatilhoLiberado após as 15h para entrega no dia
   O que fazerPassar à frente da fila
   Quem decideGerente

Depois, escolha um indicador que a equipe consiga medir, como o percentual de pedidos devolvidos por erro de separação.

Passo 5: valide com um teste prático

A prova de um POP é alguém que não conhece a tarefa executá-la lendo apenas o documento. Onde ela parar para perguntar, falta informação: corrija e repita.

POP-EXP-03 · versão 2.0Leu: auxiliar na 1ª semana

1. ✓Imprimir a lista em Pedidos › Liberados.
2. ✓Separar do corredor A ao F.
3. ?Bipar cada item com o leitor."Qual leitor? O da mesa não alcança o F."
4. Embalar e etiquetar.

Correção na versão seguinte"Bipar com o leitor de mão, na gaveta da bancada."

Feito o teste, registre data, versão e quem aprovou.

Passo 6: treine e deixe o POP à mão

POP em pasta que ninguém abre não padroniza nada. Treine a versão nova e deixe cópia no posto ou link no celular.

Expedição · turno A7 participantes

1. POP-EXP-03 versão 2.1 no ar: divergência para antes de embalar. Link fixado.07:30
2. Lido. A lista da bancada já é a nova?07:34
3. Trocada nas 3 bancadas.07:35

Registro do treinamento · v2.1

1. Turno A: 6 de 6
2. Turno B: 5 de 6 (1 de férias)
3. Cópia impressa nas bancadas

Demonstração.

Passo 7: mantenha o POP atualizado

Todo POP precisa de um dono. Revise quando mudar sistema, fornecedor, equipe ou regra, ou quando o indicador piorar:

1. 03/2026Versão 1.0Escrita com os dois turnos.
2. 07/2026Versão 1.1Corredores renumerados.
3. 09/2026Versão 2.0Entrou o leitor de código.
4. 10/2026Versão 2.1Divergência para antes da embalagem.

Quando a equipe faz de um jeito e o POP diz outro, o documento perdeu a função.

Erros comuns ao fazer um POP

Revisão do POP antes de publicarPOP-EXP-03

1. Escrito com quem faz a tarefaFalha comum: modelo baixado da internet, que não bate com a rotina; ninguém consulta.
2. Palavra do dia a diaFalha comum: "verificação volumétrica" no lugar de "conte antes de fechar"; cada um entende de um jeito.
3. Ponto de controle antes de embalarFalha comum: sem ele, o item trocado só aparece no cliente.